RPA-implementatie is makkelijker als u een duidelijke en gedegen roadmap gebruikt. Over het algemeen duren RPA-implementaties minder dan twee maanden. Dit omvat de tijd die nodig is om RPA-robots te configureren, te testen en in de productie te zetten.
In dit eerste artikel behandelen we de eerste 6 stappen.
1. Identificeer processen die de meeste voordelen opleveren
2. Selecteer processen die makkelijk kunnen worden geautomatiseerd
3. Overtuig het team en het management
4. Overtuig andere zakelijke stakeholders
5. Begrijp de procedure
6. Verbeter het proces
Identificeer processen die de meeste voordelen opleveren
Identificeer de meest impactvolle processen om de effecten van automatisering te maximaliseren. De eigenschappen van deze procedures zijn meestal:
• Beïnvloedt zowel de prijs als de winst: de meeste impactvolle processen zijn duur en hebben gevolgen voor klanten. Dergelijke procedures zijn goede kandidaten voor RPA-implementatie als ze kunnen worden geautomatiseerd.
• Grote hoeveelheid: een van de belangrijke voordelen van RPA-implementatie is de vermindering van menselijk werk. Begin eerst met het automatiseren van uw grootste volumeprocessen.
• Fouttolerantie: de bots vertrouwen erop dat de gebruikersinterface (UI) hun taken uitvoert. Ze kunnen fouten maken vanwege wijzigingen in de gebruikersinterface of procedureveranderingen. Het is bijvoorbeeld voor de meeste bedrijven zinvol om de procedure voor factuur-naar-betaling te automatiseren. Betalingen boven een bepaalde waarde zouden echter door mensen moeten worden geaccepteerd.
• Foutgevoeligheid: hoe meer handmatige fouten in een procedure kunnen ontstaan, hoe meer voordelen uw bedrijf kan behalen door een dergelijke procedure te automatiseren.
• Snelheid: alle procedures die de levering van diensten aan klanten kunnen vertragen, zijn goede kandidaten voor automatisering, aangezien door automatisering de procedures instant kunnen worden uitgevoerd.
• Onregelmatig werkaanbod: processen met onregelmatig werkaanbod dwingen bedrijven om een inefficiënte piekbezetting te organiseren. RPA-bots kunnen snel op- of afschalen, waardoor ze gemakkelijk kunnen omgaan met pieken.
Process mining is een andere oplossing om de meest geschikte processen voor automatisering te identificeren. Door de prestatiestatistieken te gebruiken, kunnen process mining-tools de automatiseringsgraad en mogelijkheden voor bedrijven onthullen.
Selecteer processen die makkelijk kunnen worden geautomatiseerd met RPA
Dergelijke processen zijn meestal:
• Op regels gebaseerd: RPA-bots moeten worden geprogrammeerd en als de stappen van deze procedure niet kunnen worden geprogrammeerd, is die procedure geen kandidaat voor automatisering.
• Met enkele uitzonderingen: dit lijkt erg op de “op regels gebaseerde” criteria hierboven, maar sommige procedures hebben tal van ongedocumenteerde principes dat zelfs als ze op regels gebaseerd zijn, het tijdrovend is om alle regels te herkennen via interviews met domeinexperts. Dergelijke processen zijn slechte kandidaten voor automatisering.
• Bedrijfsspecifiek: is het een proces dat alle bedrijven op exact dezelfde manier doorlopen of is het uniek voor uw organisatie? Het samenstellen van een specifiek RPA-systeem voor kostenaudits is duurder en minder effectief dan simpelweg een standaardoplossing te gebruiken die voor een dergelijke procedure is gebouwd.
• Volwassen: het automatiseren van een proces dat elke dag verandert, is tijdverspilling, aangezien programmeurs veel tijd aan onderhoud moeten besteden. Stabiele processen zijn goede kandidaten voor automatisering.
Ten slotte, zelfs als een proces geen goede kandidaat is voor automatisering als geheel, kan het mogelijk worden opgedeeld in automatiseerbare subprocessen die grote voordelen opleveren wanneer ze worden geautomatiseerd.
Overtuig het Team en het Management
Het management overtuigen om te investeren
Als u de processen kent die geautomatiseerd kunnen worden en de potentiële voordelen van automatisering kent, kunt u een overtuigende business case opbouwen. De sleutelwoorden zijn RPA, AI en Return on Investment (ROI). De eerste twee zijn populaire onderwerpen die het management tegenwoordig na aan het hart liggen. In termen van ROI moet een leidinggevende de ROI van elke investering kennen.
Het team overtuigen
Maakt u momenteel gebruik van een intern proces of een uitbesteed proces? Als het een uitbesteed proces is, realiseert u in wezen alleen maar besparingen en het team dat het uitbestede proces beheert zal waarschijnlijk graag de geautomatiseerde procedure beheren.
Met een intern team is het echter een heel andere situatie. Niemand wil op een dag wakker worden en ontdekken dat hun baan overbodig is. U moet een open en eerlijk gesprek hebben met de medewerkers over wat automatisering gaat betekenen.
Overtuig andere bedrijfsonderdelen
De IT / technologie-afdeling is de belangrijkste stakeholder, aangezien de IT-afdeling de grote technische aankopen vanuit technisch oogpunt moet goedkeuren.
Centre of Excellence (CoE): veel organisaties richten een CoE voor RPA in. CoE’s zijn meestal betrokken bij RPA-projecten.
Data / analyse: bots laten sporen achter voor elke actie die ze uitvoeren. Door met een data / analyse-eenheid te werken om ervoor te zorgen dat robots waardevolle en gebruiksvriendelijke gegevens produceren, kan dat RPA-teams in de toekomst veel kopzorgen besparen.
HR: als RPA een belangrijke rol gaat spelen in uw organisatie, is het noodzakelijk om de medewerkers te trainen in deze technologie. Zo kunnen de werknemers van het bedrijf in staat de RPA-applicaties te onderhouden en nieuwe apps uit te rollen.
Begrijp het proces
Processen kunnen worden begrepen door gesprekken te hebben met de operators die de procedure uitvoeren, maar uitsluitend vertrouwen op deze benadering kent nadelen. Het is:
• Prijzig – met hen praten kost tijd
• Foutgevoelig – mensen hebben geen perfect geheugen en ze zijn vatbaar voor talrijke cognitieve vooroordelen
Een alternatief is om de gesprekken te combineren met analyses die zijn afgeleid van procesverkenning. Process mining stelt bedrijven in staat om hun procesdata te analyseren om de reallife processtromen te begrijpen. Door gebruik te maken van realtime informatie en logs maken process mining-applicaties de processen inzichtelijk zodat knelpunten en onnodige procedures worden geïdentificeerd en er feitelijke inzichten kunnen worden geleverd.
Verbeter het proces
Processen evolueren bijvoorbeeld als gevolg van regelgeving en marktdruk. Daarom hebben de meeste processen een aanzienlijk potentieel voor verbetering.
Alvorens verder te gaan met de RPA-implementatie, is het de moeite waard om te zoeken naar procesoptimalisatie omdat u hiermee
• Het proces vereenvoudigt
• Het begrijpelijker maakt en de complexiteit en auditing-inspanningen vermindert
• De klantervaring verbetert
De volgende keer kijken we naar de laatste 6 stappen voor de perfecte RPA-implementatie.
Als u ondertussen meer informatie nodig heeft, neem dan contact met ons op!